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企业内部合同应该如何管理, 每个企业都有自己的难题, 或者说不同层级的需求.
一般来说, 需要把企业内部执行中的 合同金额/甲方乙方/收付款情况/发票执行情况, 进行汇总查询.例如合同的收付款情况之列的信息.
再深入一些, 就是能把现有的合同文本(扫描件)进行电子化存储, 我要查那个合同的时候,能查的到合同的相关扫描件, 例如合同扫描件/合同清单什么的.
这个阶段的需求, 基本上用Excel或者windows的共享文件夹也能实现. 相关人员会建立一个合同执行表, 然后由某个专职人员来管理这个Excel表. 当然, 在很多企业中, 这个表格是业务的核心表格, 不会把这个表格分享个所有人都能看, 或者编辑的.
1. 企业内部的合同太多了,并且合同执行节点和提醒点太多,合同执行中往往是顾东不顾西,不同人员的信息往往不能快速的汇集到这个业务表中, 也就是说,这个excel表中的数据, 往往都不是准确的信息.
2. 业务执行中, 需要财务/销售/采购等等相关人员同步汇报数据才行, 如何汇集数据?数据是否线. 相关的人员也会要求查询其一些数据,但是由于数据保密的原因, 也不能把业务表直接发给其他人员.并且直接把所有合同的扫描件共享给所有人, 也不太安全.
合同管理系统, 其实是更为复杂的专业领域, 区别于 ERP系统/财务系统/OA系统/CRM系统, 所承载的功能点更多, 也更为细致, 如果企业内部合同数量多/协作人员复杂, 简单的Excel就无法满足需求了. 我们慢慢一点点来解释下.
合同数据和合同文档也保存在内网服务器或PC上, 其他任何人都看不到您的合同数据(包括我们在内);
对于简单的合同管理任务, 我们提供的免费版足够替代传统的Excel和共享文件夹, 您可以把日常的合同信息保存在我们的免费版中, 对了, 我们提供的免费版也是私有化部署的, 您无需担心数据泄露的问题.
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基本上就是最基础的线上合同功能，但是其免费版本不包含电子签的合规等功能，所以使用起来也先看看自己的需求。
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